Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite und im Kundenportal ist:
DECONN GmbH, vertreten durch die Geschäftsführung
Anschrift und weitere Angaben siehe Impressum
E-Mail: info@deconn.de

2. Datenschutzbeauftragter

Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns jederzeit unter info@deconn.de.

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung dieser Webseite, unserer Leistungen und des Kundenportals erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigte Interessen).

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Geschäftsunterlagen wie Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften (§ 257 HGB, § 147 AO) für die dort vorgeschriebenen Fristen auf, in der Regel sechs bis zehn Jahre.

Diese Webseite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung.

4. Hosting und Bereitstellung der Webseite

Diese Webseite und unser Kundenportal werden auf einem von uns verwalteten Server bei der netcup GmbH (Karlsruhe, Deutschland) betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Webseite verarbeitet der Server technisch notwendige Daten, die Ihr Browser übermittelt (insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp). Diese Daten sind erforderlich, um die Webseite auszuliefern und die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein Protokoll aller Seitenaufrufe führen wir nicht. Technische Fehlermeldungen werden nur kurzfristig zur Fehleranalyse gespeichert.

Die Namensauflösung (DNS) der Domain erfolgt über Cloudflare, Inc.; die Domain ist bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Deutschland) registriert.

5. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies und lokale Speicherfunktionen Ihres Browsers:

• Sitzungs-Cookie: speichert Ihre Anmeldung im Kundenportal. Es wird beim Abmelden bzw. nach Ablauf der Sitzung gelöscht.
• Sprach-Cookie „lang“: speichert die von Ihnen gewählte Sprache für ein Jahr.
• Lokaler Speicher (Local Storage): merkt sich, dass Sie den Cookie-Hinweis gesehen haben, sowie Anzeigeeinstellungen (z. B. helles oder dunkles Design).

Diese Speicherung ist für die von Ihnen ausdrücklich gewünschten Funktionen unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); die anschließende Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies setzen wir nicht ein.

6. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Anfrage), um Ihre Anfrage zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, im Übrigen lit. f). Das Kontaktformular öffnet Ihr eigenes E-Mail-Programm (mailto-Link); dabei werden keine Formulardaten an unseren Server übertragen. Support-Anfragen per E-Mail werden in unserem Ticketsystem erfasst.

Unsere E-Mail-Postfächer werden bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Deutschland) betrieben, die Telefonanlage über die easybell GmbH (Deutschland). Anfragen löschen wir, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Schriftarten (Google Fonts)

Diese Webseite lädt Schriftarten von Google Fonts (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übertragen; eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich. Die Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer einheitlichen Darstellung der Webseite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

8. Kundenportal

Für Kunden und Mitarbeiter betreiben wir ein passwortgeschütztes Portal. Dabei verarbeiten wir:

• Kontodaten: Benutzername, Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Berechtigungen, Passwort (nur als verschlüsselter Hashwert) bzw. Passkeys (nur öffentliche Schlüssel).
• Anmeldung: Bestätigungscodes für die Zwei-Faktor-Anmeldung werden per E-Mail versendet.
• Aktivitätsprotokoll: Bei Anmeldungen und sicherheitsrelevanten Vorgängen speichern wir Zeitpunkt, Benutzer, Vorgang und IP-Adresse, um Missbrauch zu erkennen und Vorgänge nachvollziehen zu können. Es werden jeweils nur die letzten 2.000 Einträge aufbewahrt.
• Inhalte: Daten, die Sie im Portal eingeben oder hochladen (z. B. Tickets, Dokumente, Dateien), verarbeiten wir zur Erbringung der vereinbarten Leistungen.
• Push-Benachrichtigungen (optional): Wenn Sie diese in Ihrem Browser erlauben, wird eine Benachrichtigungsadresse gespeichert; die Zustellung erfolgt über den Push-Dienst Ihres Browser- bzw. Geräteherstellers (z. B. Apple, Google, Mozilla). Sie können die Erlaubnis jederzeit in Ihrem Browser widerrufen.
• Verknüpfte Dienste (optional, nur für Portalnutzer, die diese selbst verbinden): Kalender und Dateien bei Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited) und Kalender bei Apple iCloud (Apple Distribution International Ltd.). Microsoft und Apple sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für das Aktivitätsprotokoll Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit unserer Systeme), für Push-Benachrichtigungen und verknüpfte Dienste Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Kontodaten löschen wir nach Beendigung der Geschäftsbeziehung, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

9. Fernwartung, Video-Support und Dateiübertragung

• Fernwartung: Für Fernwartungssitzungen nutzen wir die Software RustDesk über einen von uns selbst betriebenen Server; ersatzweise TeamViewer (TeamViewer Germany GmbH, Deutschland). Verarbeitet werden Geräte-ID, Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt) und die während der Sitzung sichtbaren Bildschirminhalte. Sitzungen werden nicht aufgezeichnet.
• Video-Support: Bild und Ton werden direkt zwischen den beteiligten Geräten übertragen (Peer-to-Peer) und nicht aufgezeichnet. Für den Verbindungsaufbau werden Verbindungsdaten über unseren Server vermittelt; zur Ermittlung der Verbindungsadresse wird ein STUN-Server von Google verwendet, dem dabei Ihre IP-Adresse übermittelt wird.
• Dateiübertragung: Über Download-Links bereitgestellte Dateien speichern wir bis zum Ablauf des Links. Beim Abruf speichern wir Zeitpunkt und IP-Adresse, um den Absender zu informieren und Missbrauch zu verhindern.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir dabei personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

10. Kunden-, Vertrags- und Buchhaltungsdaten

Zur Durchführung von Verträgen verarbeiten wir Stamm-, Kontakt- und Vertragsdaten unserer Kunden und Geschäftspartner (z. B. Name, Anschrift, Ansprechpartner, E-Mail, Bestell- und Rechnungsdaten) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Rechnungen und weitere Belege versenden wir per E-Mail. Buchhaltungsdaten übermitteln wir, soweit erforderlich, an unsere Steuerberatung.

Zum Auslesen von Eingangsbelegen (z. B. Händler, Betrag, Datum) setzen wir die KI-Schnittstelle der Anthropic PBC (USA) ein. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO (EU-Standardvertragsklauseln); die Belege werden nicht zum Training der KI verwendet.

11. Übermittlung in Drittländer

Soweit in dieser Erklärung angegeben, können Daten an Anbieter in Ländern außerhalb der EU bzw. des EWR (insbesondere USA) übermittelt werden. Dies erfolgt nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (z. B. EU-US Data Privacy Framework) oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO).

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@deconn.de.

13. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die für einen Vertrag erforderlichen Daten können wir diesen jedoch nicht abschließen oder durchführen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.